KRALENDIJK- De Commissie Toezicht Bescherming Persoonsgegevens BES (de Commissie) zegt in een persbericht kennis te hebben genomen van recente mediaberichten waarin wordt beweerd dat het Bestuurscollege van Bonaire mogelijk de privacy van een ex-ambtenaar heeft geschonden.

De zaak houdt verband met een, eveneens in de media besproken, beweerde leegloop van de afdeling Financiën van het Openbaar Lichaam Bonaire (OLB). In dat kader publiceerde onder meer Bonaire.nu geanonimiseerde passages uit een Exit interview dat eerder was gehouden met een medewerker van die de Afdeling Financiën enige tijd terug verliet.

“CBP BES neemt deze situatie serieus en zal een onderzoek uitvoeren om te achterhalen wat er is gebeurd. Zodra het onderzoek is afgerond, zullen de resultaten worden gedeeld”, zo stelt de Commissie op maandag.

De gang van zaken rond het bewuste Exit-interview roept de vraag op wat eigenlijk gebruikelijk is bij een Exit interview en met name wat met de uitkomsten daarvan mag worden gedaan. Die vraag is nog niet zo eenvoudig beantwoord, omdat diverse organisaties daar een eigen beleid op nahouden. “Ons standpunt is dat de informatie terug moet naar de leidinggevende, doch dat dit pas gebeurt na de vertrekdatum van de medewerker. De medewerker en de leidinggevende dienen dit te weten vóór het interview. Bovendien dient te worden afgesproken dat in vertrouwen overgebrachte informatie niet wordt doorgegeven. In het sociaal jaarverslag wordt een geanonimiseerde samenvatting opgenomen”, staat te lezen op de website www.overheid.nl.

Regels?

Andere toonaangevende instanties op dit gebied, zoals de Society for Human Resources Management (SHRM) wijzen ook op het belang van regels en afspraken over hoe exit-interviews worden gehouden en wat er met de uitkomsten daarvan mag geschieden. Hoewel er verschillende standpunten over lijken te bestaan, zijn de meeste instanties het eens over een aantal punten:

• De terugkoppeling moet altijd anoniem gebeuren
• Terugkoppeling geschiedt pas nadat de betrokkene de organisatie heeft verlaten
• Terugkoppeling uit een Exit interview mag nooit implicaties hebben voor andere, nog in dienst zijnde medewerkers

De vraag of gegevens uit een Exit interview mogen worden gedeeld, lijkt voor een belangrijk deel samen te hangen met de intenties die daarmee worden beoogd. Indien het gaat om het beter maken van de werksituatie, of om het lering trekken uit hoe zaken zijn gelopen voor de vertrekkende employees, lijkt het delen daarvan belangrijk mits aan de basisvoorwaarden, zoals hierboven is beschreven, wordt voldaan.

Sterker nog: Indien niets wordt gedaan met uitkomsten van een Exit interview, dan zou het ook niet zinvol zijn deze te houden. De bedoeling is immers dat de organisatie leert en beter wordt, door terugkoppeling van vertrekkende medewerkers. Dat kan gaan om zaken als werksfeer, leiding geven, maar ook bijvoorbeeld om de zaken waarop tijdens de selectie van nieuwe medewerkers wordt gelet.

Door geen van de instaties wordt iets gezegd over het delen van informaties en conclusies met instanties buiten de organisaties, maar dat lijkt over het algemeen niet de intentie, of gebruikelijk.

Onduidelijk

In het onderhavige geval is onduidelijk of de regels al dan niet (juist) zijn gehanteerd. Het persbericht van het CPB-BES lijkt te impliceren dat zij er van uit gaat dat de informatie uit het betreffende interview is gedeeld ofwel door leden van het bestuurscollege, ofwel door medewerkers om hen heen. Dat is echter nog maar zeer de vraag.

Uit zorgvuldigheidsoverwegingen heeft Bonaire.nu in elk geval elke verwijzing naar concrete personen verwijderd, bij het schrijven over en het citeren uit het betrokken document. Opgemerkt wordt ook dat het Exit interview betrekking heeft op een medewerker die de organisatie al langer dan een half jaar had verlaten. Bonaire.nu heeft in elk geval geoordeeld dat het delen van de informatie bijdroeg aan de beeldvorming en de relevantie van de discussie over de gang van zaken binnen het Openbaar Lichaam en de afdeling Financiën in het bijzonder en daarmee het algemeen belang dient.

Exit interview: Een exit interview is een gesprek dat plaatsvindt tussen een vertrekkende werknemer en een vertegenwoordiger van de organisatie, meestal iemand van de HR-afdeling. Het doel van dit interview is om waardevolle feedback te verzamelen over de redenen voor vertrek, de werkomgeving, de bedrijfscultuur, en mogelijke verbeterpunten binnen de organisatie. Door inzicht te krijgen in de ervaringen en redenen van de vertrekkende werknemer, kan de organisatie stappen ondernemen om personeelsverloop te verminderen, werkomstandigheden te verbeteren en algemene bedrijfsprocessen te optimaliseren.

LEES OOK: Groot verloop binnen financiën Bonaire niet nieuw maar wel problematisch.